Минфин разъяснил порядок заверения копий документов, представляемых в налоговые органы

Минфин России в письме от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 разъяснил, что в соответствии с абзацем вторым пункта 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ истребуемые налоговым органом документы представляются налогоплательщиком в налоговый орган в виде заверенных проверяемым лицом копий.

Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

При заверении соответствия копии документа подлиннику проставляются: заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.

Минфин отмечает, что необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

Заверение многостраничных документов допускается двумя способами: заверение каждого отдельного листа копии документа или прошивка многостраничного документа и заверение его в целом, при этом необходимо проставлять последовательную нумерацию всех листов в подшивке и при заверении указать общее количество листов.

При прошивке многостраничного документа необходимо обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в прошивке, а также его свободного копирования. На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены те же реквизиты, которые проставляются на копии документа при заверении соответствия подлиннику. Указанный лист также должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____ листов» (количество листов указывается словами).

При этом с целью обеспечения прав налогоплательщиков и контроля ими выполнения налоговыми органами ограничения на повторное истребование документов, предусмотренного пунктом 5 статьи 93 Налогового кодекса РФ, налогоплательщикам рекомендуется представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.