Новый порядок представления сведений о доходах по форме 2-НДФЛ
ФНС России приказом от 16.09.11 ММВ-7-3/576@ утвердила новый порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц, а также сообщений о невозможности удержания налога (форма 2-НДФЛ). Новые правила надо применять с 8 ноября 2011 года. С этой же даты перестанет действовать прежний порядок подачи справок 2-НДФЛ, утвержденный в 2003 году.
Согласно новому порядку, налоговые агенты по своему выбору могут сдавать справки по форме 2-НДФЛ на бумаге, по телекоммуникационным каналам связи, а также на электронном носителе. Причем в последнем случае подойдут не только дискеты, но и диски CD или DVD, а также flash-накопители.
Кроме того, приказом утверждена новая форма реестра сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержать налог.
Сроки, в которые необходимо отчитаться по доходам работника, не изменились. Подать сведения за 2011 год нужно не позднее 1 апреля 2012 года. Сообщить в налоговую инспекцию о том, что НДФЛ удержать невозможно необходимо в течение месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Рассмотрим каждый способ представления сведений о доходах физических лиц в отдельности.
.Новый порядок допускает сдачу сведений на следующих электронных носителях: дискетах 3,5", дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти. Электронные носители с записанными файлами утвержденного формата можно принести в инспекцию либо направить по обычной почте (с описью вложения). К каждому файлу составляется по два экземпляра реестра сведений о доходах (в бумажном виде).
При формировании файла нужно придерживаться следующих правил: количество справок, представляемых в одном файле, не может превышать 3000. В одном файле могут содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН налогового агента, КПП организации, ОКАТО, отчетный период, признак представленных сведений.
Сведения на электронных носителях считаются представленными, если они прошли форматный контроль. Результаты форматного контроля оформляются протоколом приема сведений. Один экземпляр протокола вручается (направляется) налоговому агенту или его представителю.
Сведения о доходах по телекоммуникационным каналам связи передаются через специализированного оператора связи, обеспечивающего обмен информацией, либо через Интернет-сайт ФНС. Предусмотрен следующий порядок.
Налоговый агент формирует сведения в соответствии с утвержденным форматом. При этом требования к формированию файлов, направляемых по ТКС, аналогичны тем, что предъявляются к файлам, которые сдаются на электронных носителях (см. выше). Подготовленный файл подписывается электронной квалифицированной подписью налогового агента и в зашифрованном виде направляется в инспекцию. Дату отправки формы 2-НДФЛ фиксирует спецоператор связи.
После того, как файл прошел форматный контроль, сотрудники налоговой инспекции должны направить налоговому агенту извещение о получении электронного документа (на эти действия им отводится один рабочий день). Кроме того, в течение 10 дней с даты отправки сведений налоговики должны составить и направить налоговому агенту упомянутые выше реестр сведений о доходах и протокол приема сведений. Представленными считаются сведения, прошедшие форматный контроль, и зафиксированные в реестре сведений.
Форму 2-НДФЛ в бумажном виде можно либо принести в налоговую инспекцию, либо направить письмом с описью вложения. К справке нужно приложить два экземпляра реестра сведений о доходах.
Непосредственно в день получения справок и сопроводительных реестров инспекторы проведут контроль «заполнения» представленных сведений. Если в какой-то справке выявлены нарушения (заполнены не все необходимые реквизиты формы либо имеются исправления), справка изымается из представленного пакета документов. Данный факт отражается в протоколе приема сведений.
Один экземпляр протокола вручается (направляется по почте) налоговому агенту или его представителю. Протокол без нарушений подтверждает прием сведений по форме 2-НДФЛ. При этом датой представления сведений будет либо дата фактической подачи документов в инспекцию, либо дата отправки письма с описью вложения